FICHE N° 21: « Travailler avec des bénévoles »





Vous organisez une fête et vous n’êtes pas assez nombreux dans votre association pour y arriver dans de bonnes conditions ? 

Vous pouvez faire appel à des bénévoles, mais pas n’importe comment. Il faut leur accorder de l’attention et du respect car ce sont eux vont rendre votre projet possible et qu’ils donnent de leur temps pour vous aider. 
Cette fiche réunit les points clefs qui vous permettront d’accueillir vos bénévoles dans les meilleuresconditions possibles. Attention, il s’agit uniquement des bénévoles participant à l’organisation d’une fête, et non des artistes bénévoles !


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FICHE N° 21: « Travailler avec des bénévoles »
Vous organisez une fête et vous n’êtes pas assez nombreux dans votre association pour y arriver dans de bonnes conditions ? 

Bénévolat et rassemblements festifs

Vous organisez une fête et vous n’êtes pas assez nombreux dans votre association pour y arriver dans de bonnes conditions ? 

Vous pouvez faire appel à des bénévoles, mais pas n’importe comment. Il faut leur accorder de l’attention et du respect car ce sont eux vont rendre votre projet possible et qu’ils donnent de leur temps pour vous aider. 

Cette fiche réunit les points clefs qui vous permettront d’accueillir vos bénévoles dans les meilleures conditions possibles. Attention, il s’agit uniquement des bénévoles participant à l’organisation d’une fête, et non des artistes bénévoles !

Être bénévole :

C’est mettre ses compétences, son temps libre, son engagement au service d’une association, sans rémunération. Il faut différencier le bénévole et l’adhérent d’une association. L’adhérent est membre de l’association mais il n’est pas forcément actif, alors que le bénévole peut soutenir un projet de l’association sans en être adhérent. La plupart des assos demandent aux bénévoles d’adhérer mais ce n’est pas une obligation.

Qui peut être bénévole ? 

C’est réservé aux associations. Une entreprise ne peut pas avoir de bénévoles, même pour un projet culturel !

De manière générale, vous pouvez accueillir dans votre asso toute personne qui souhaite s’investir bénévolement. Seules quelques exceptions s’appliquent en fonction de l’âge et du statut.

  • Pour un mineur, vous devez en informer ses représentants légaux.
  • Si il a moins de 16 ans, il faudra leur accord préalable.
  • Un retraité peut être bénévole sans aucune restriction.
  • Les chômeurs ne perdront pas leurs droits auprès de Pôle Emploi, tant qu’ils continuent de s’actualiser et d’être présents aux rendez-vous obligatoires. Dans tous les cas, les contrôles sont rares.

L’engagement de l’asso et du bénévole 

Les bénévoles soutiennent votre asso de leur plein gré, il n’y a donc aucun lien de subordination juridique. Ils peuvent mettre un terme à leur participation sans procédure, ni dédommagement. Ils doivent en revanche respecter le règlement de l’association, les statuts et les normes de sécurité. 

En compensation, vous pouvez offrir quelques avantages à vos bénévoles. Généralement, le bénévole aura droit à l’entrée gratuite, des tickets boissons et repas, un accueil et une ambiance chaleureuse. Dans la mesure du possible, il est conseillé de mettre en place un espace qui leur est réservé pour qu’ils se reposent tranquillement. 

Selon les missions que vous leur confierez, vos bénévoles seront peut-être amenés à avancer de l’argent pour l’asso. Dans ce cas ils peuvent bénéficier d’un remboursement pour les déplacements, l’hébergement, les repas, l’achat de matériels… Il faudra leur faire remplir une note de frais pour les rembourser, dont vous trouverez un modèle en annexe 2. Et n’oubliez pas de leur demander de garder les tickets : le remboursement ne doit jamais dépasser le montant de sa note de frais. Pour les frais kilométriques, vous devez vous rapporter aux barèmes en vigueur qu’on peut trouver sur internet.

Le bénévole est tenu de respecter les horaires donnés, mais aussi les valeurs de l’asso. Il ne doit pas non plus se trouver en état d’ébriété ou sous l’emprise de stupéfiants sur son temps de travail. Pour fixer ça, l’asso peut rédiger une convention de bénévolat à faire signer aux bénévoles pour sécuriser la relation entre les deux parties. 

La convention  de bénévolat  (annexe 1)

Une convention de bénévolat n’est pas obligatoire mais vivement conseillée. C’est un texte qui reprend les obligations que chacun s’engage à tenir, ce sont les règles du jeu. Elle reprend les horaires, les lieux, les conditions à respecter et tout ce qui vous paraîtra pertinent de leur communiquer. 

Il peut exister des spécificités pour certains postes, il faudra par exemple une autorisation de conduite (annexe 4) pour les chauffeurs des véhicules de l’asso, une copie des CACES pour les conducteurs d’engins ou encore les habilitations pour les électriciens…

La distinction entre bénévole et salarié et la présomption de salariat

Attention, il est important que vous sachiez distinguer les salariés et les bénévoles de votre asso. Tout d’abord, le bénévole n’a pas de contrat de travail mais une sorte de “contrat moral”. Toutes activités effectués par des bénévoles pourraient être accomplies par un salarié. Mais les bénévoles n’ont pas les mêmes responsabilités et ne doivent pas remplacer l’embauche d’un salarié.

Pour certaines missions spécialisées, il existe une forte présomption de salariat. Autrement dit, quelqu’un qui exerce une activité moyennant rémunération est automatiquement considéré comme salarié, il lui faut donc un contrat de travail etc… 

Ce qui veut dire que vous ne pouvez pas engager un technicien du spectacle ou un agent de sécurité comme bénévole. Par contre la loi s’est assouplie depuis peu et la présomption de salariat ne s’applique plus pour les artistes amateurs.

En cas de contrôle ou de conflit, si des bénévoles sont considérés comme salariés vous devrez les requalifier comme employés. Votre asso devra alors payer à l’administration toutes les charges sociales et taxes dus depuis l’engagement des bénévoles. Elle devra aussi appliquer les règles liés à un contrat de travail : salaire, congés payés, heures supplémentaires..

Accident d’un bénévole ? Assurance ? 

Généralement, les bénévoles ne sont pas couverts par l’assurance de l’asso de base. Vous devez donc vous renseigner auprès de votre assureur et souscrire une option qui étende votre assurance aux bénévoles. 

Le bénévole victime d’un accident pendant son temps de travail peut se retourner contre votre association et vous demander des dommages et intérêts. Mais pour cela il doit prouver une faute de votre part : un manque de sécurité par exemple. 

Pour les postes les plus exposés, mais c’est valable pour tous, on vous conseille de mettre en place un plan de sécurité individuel (annexe 3). C’est un document à faire signer à vos bénévoles, leur indiquant l’ensemble des consignes de sécurités à respecter, port de chaussures de sécurité ou de casque pour ceux qui participent au montage de scène, sobriété pour les runners etc.

Être bénévole, c’est avant tout une expérience humaine et enrichissante pleine de rencontres qui permettent d’élargir un réseau. C’est aussi de nouvelles compétences à valoriser sur un CV.

Les bénévoles seront de bon appui pour votre fête et s’ils souhaitent vous accompagner, c’est qu’il se sentent concernés par les valeurs et la cause que vous défendez. Donc prenez soin d’eux et faites leur passer un bon moment, ça ne pourra être que bénéfique pour votre fête, car se seront vos premiers “ambassadeurs”.

OUTILS :

Modèle de note de frais : https://freeform.fr/modele-note-de-frais/

Modèle autorisation de conduite : https://freeform.fr/modele-autorisation-de-conduite/

Modèle PSI : https://freeform.fr/modele-psi/ 

Exemple charte + convention (via France Bénévolat) : https://www.francebenevolat.org/sites/default/files/uploads/documents/63541d59f932545d53f8cd346fcba3ccace72245.doc



LIENS :

https://www.maif.fr/associationsetcollectivites/associations/guides-ressources-humaines/remboursement-frais-benevoles.html

https://www.associatheque.fr/fr/association-et-benevoles/benevolat-cest-quoi.html

http://www.assistant-juridique.fr/contrat_benevoles.jsp

https://www.francebenevolat.org/faq

https://coulisses.orfeo.pro/emploi-benevoles-ce-quil-faut-savoir/

https://www.associations.gouv.fr/IMG/pdf/guide_du_benevolat.pdf

CRIB : https://www.associations.gouv.fr/les-centres-de-ressources-et-d-information-des-benevoles-crib.html

https://www.tousbenevoles.org/en-savoir-plus-sur-le-benevolat

https://www.cidj.com/vie-quotidienne/citoyennete-volontariat/benevolat-et-volontariat-quelles-differences

https://www.associatheque.fr/fr/association-et-benevoles/engagement-benevole.html

https://www.maif.fr/associationsetcollectivites/associations/guides-ressources-humaines/ressources-h-benevoles-asso.html