Vous avez un projet festif qui ne se déroule pas dans un lieu de spectacle habituel avec une licence de débit de boisson à l’année ? Vous allez donc devoir faire un certain nombre de démarches administratives par vous-même pour déclarer votre manifestation.
Selon le volume de public attendu, le lieu et les installations prévues, vous aurez des démarches différentes à réaliser.
Dans tous les cas, il est important de savoir que l’on ne vous délivrera pas une « autorisation » pour votre fête. Elle est « à priori » autorisée sauf si elle présente des risques au niveau sécurité, auquel cas le maire ou le préfet peuvent donner un avis défavorable à sa tenue (ce qui vous laisse la possibilité de corriger ce qui ne va pas) ou prendre un arrêté d’interdiction (ce qui est très rare).
Nous partons du principe qu’il s’agit de manifestations publiques, payantes ou gratuites et dans lesquelles vous allez ouvrir un débit de boisson comprenant des boissons de 3èmecatégorie, à savoir bières, vins….
Les démarches indiquées dans ce document constituent les étapes obligatoires pour que votre événement se déroule légalement.
Vous attendez moins de 1 500 participants
Vous n’avez pas de « déclaration » formelle à faire mais vous devrez demander une autorisation d’ouverture de débit de boisson temporaire à la mairie de l’endroit où vous faites votre événement.
Cette démarche doit être effectuée 1 mois à 15 jours avant la manifestation (pensez à anticiper) et doit être adressée par courrier à la mairie.
Même si ce n’est pas obligatoire, il est conseillé de faire un « mini » dossier de sécurité que vous adresserez à la mairie pour vous présenter et présenter votre manifestation. Cela vous permettra d’échanger avec les services et rassurera la mairie et les forces de l’ordre.
Si vous installez des chapiteaux, des gradins ou que vous utilisez un lieu présentant des dangers spécifiques (bord de rivière, ruines d’un château…) alors vous devrez faire un dossier de sécurité plus conséquent et présentant toutes les justificatifs et dispositifs que vous mettez en place et cela au moins un mois avant la date prévue.
Si votre fête à lieu sur l’espace public (un parc, dans une rue) certaines mairies demandent un délai plus long pour valider une autorisation, parfois jusqu’à 3 mois avant la fête. A vous de vous renseigner auprès des services de la ville pour ne pas être hors délai.
Entre 1 500 et 5 000 participants
A ce niveau, en plus de la demande de débit de boisson, vous devrez faire une notice de sécurité ou un dossier de sécurité que vous adresserez à la mairie. Pour aller plus loin sur la rédaction d’un dossier de sécurité, vous pouvez vous reporter à notre sujet : Dossier et commission de sécurité.
Ce dossier doit être déposé au moins un mois avant votre manifestation mais nous vous conseillons de le déposer deux mois auparavant pour être tranquilles.
Dans l’idéal, avant de déposer votre dossier, vous contacterez la mairie pour les informer de votre projet et si possible, demanderez un rendez-vous pour avoir l’occasion de les rencontrer et prendre en compte leurs attentes en termes de nuisances, de gestions des déchets, de stationnement et d’autres points qui peuvent être importants et avoir une influence sur le déroulement de votre fête. Vous essaierez tant que possible de prendre en compte ces demandes et de les intégrer dans votre dossier de sécurité.
Ce sera aussi l’occasion de demander un soutien éventuel sur certains points comme de la mise à disposition de matériel ou l’autorisation d’afficher en ville par exemple.
Quand elle aura reçu votre dossier, la mairie le transmettra à la préfecture qui soumettra le dossier aux services de police ou de gendarmerie et au SDIS (Pompiers) qui l’examineront et donneront leur avis.
En fonction de leur retour, des aménagements pourront vous être demandés et éventuellement une commission de sécurité sera nommée pour vérifier que toutes vos installations sont conformes à votre dossier de sécurité.
Plus de 5 000 participants
Les démarches pour organiser un « grand rassemblement », c’est-à-dire une manifestation recevant plus de 5000 personnes en simultané et par jour sont sensiblement les mêmes que celles pour une manifestation de plus de 1500 personnes, mais les exigences en termes de sécurité seront plus élevées.
La principale différence est que vous devrez aussi adresser une copie de votre dossier de sécurité à la préfecture de votre département.
Feux d’artifices, activités nautiques ou sportives
Si vous comptez avoir de la pyrotechnie sur scène ou lors des animations, que vous comptez organiser des activités sportives comme des compétitions de skate ou tout autre idée un peu folle, il existe tout un ensemble de règles spécifiques pour que tout se déroule bien et légalement. Nous vous invitons à vous reporter aux recommandations que vous trouverez sur les site internet des préfectures de votre région.
La SACEM
Si vous diffusez de la musique enregistrée ou que vous accueillez des groupes dont les œuvres sont déposées à la SACEM, vous devrez obligatoirement faire une déclaration auprès de la délégation régionale de la SACEM. Si vous faites cette déclaration quinze jours avant la date de votre manifestation, vous aurez une réduction de 20%. Le sujet de la SACEM étant un sujet très technique, nous l’évoquerons plus en détail dans un autre article.
La licence d’entrepreneur de spectacle
La licence d’entrepreneur de spectacle est obligatoire dès que vous organisez plus de 6 représentations dans l’année. Ce qui veut dire qu’en théorie, dès que vous organisez une soirée ou un festival où se produisent plus de 6 « groupes » vous devez en faire la demande à la DRAC. Nous vous expliquons toutes les démarches ici.
Le cas spécifique des free parties
Bien qu’elle soit discriminatoire, il existe une procédure spécifique pour les free parties. En effet dans le cas de ce type de soirées, vous devrez déposer un dossier de déclaration en préfecture dès que vous estimez qu’il y aura une fréquentation de plus de 500 personnes.
Les démarches sont les mêmes que pour les autres types de fête à partir de 1500 personnes (voir au -dessus).
