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Si vous préparez une soirée qui va largement dépasser le nombre de 500 participants:

Vous devez faire une déclaration en préfecture, et ce 30 jours minimum avant la date prévue de votre rassemblement. (Mieux vaut même la faire bien avant car si vous rencontrez des soucis avec la préfecture, vous aurez le temps de discuter avec elle et de mettre en place ce qu’elle préconise).
4 points essentiels sont définis pour qu’il y ait déclaration :
-Si le rassemblement donne lieu à la diffusion de musique amplifié
-Si le nombre de personne dépasse 500 personnes
-Si l’annonce du rassemblement est effectué par Fly, voie de presse ou par le net
-S’il est susceptible de présenter des risques car le lieu n’est pas adapté
Vous devez sur cette déclaration faire mention du nom et de l’adresse de/des organisateur(s), du jour, du lieu et de la durée de votre rassemblement. Du nombre de personne prévu que vous allez accueillir et avoir prévenu le maire de la commune. ET SURTOUT AVOIR L’AUTORISATION DU PROPRIETAIRE.

Si cette déclaration n’est pas faite, vous vous exposez à une amende de 5ième catégorie (jusqu’à 1500€ pour une personne physique, 4500 pour une association).

Vous risquez aussi la saisie du matériel si ces 4 points sont réunis et que vous n’avez pas fait cette déclaration.
Quand vous faites un rassemblement de plus de 500 personnes, il est important de prévoir un accès à l’eau gratuit pour les participants, ainsi que des toilettes (nous vous conseillons les toilettes sèches, avec peu de budget on arrive à faire des choses très bien et en plus on fait dans l’écolo) sans oublier de mettre en place une solution pour évacuer les déchets, par exemple louer des bennes  ou de prévoir un système de tri verre/cartons/plastiques.

Tout ceci sera bénéfique pour avoir l’autorisation du préfet et montre votre sérieux volonté de vouloir faire les choses comme il le faut.

Il est important aussi de mettre en place une bonne logistique autour de l’accueil des participants, un parking dissocié de la zone de son. Prévoyez un chemin d’accès assez large pour pouvoir gérer le flux des entrées et des sorties des participants et d’avoir la place pour gérer d’éventuel passage de pompier ou ambulance si le besoin le demande.
Il est toujours bien aussi de faire appel à des organismes de réduction des risques (Korzéam, Techno +).

En fonction du nombre de gens attendus, il vous sera peut-être aussi demandé de faire appel à des associations de secours tel que la Croix Rouge/Protection civile. Cela peut vous rendre un énorme service et dans pas mal de cas éviter que les pompiers viennent sur place et donc les gendarmes.
Si vous avez l’intention de faire un bar avec de l’alcool, il est préférable de faire une demande de débit de boissons temporaire à la mairie qui devrait être acceptée si vous avez aussi l’autorisation de la préfecture. C’est pas grand-chose juste une demande à faire par écrit. Elle doit se faire 15 jours avant la manifestation (1 mois dans certaines communes alors appelez les pour vérifier, ce sera l’occasion de prendre contact avec eux).
IMPORTANT :Sachez qu’après avoir respecté tous ces conseils et monté un bon dossier, si la préfecture émet un avis négatif sur l’autorisation, pour une raison ou une autre, elle se doit de vous en avertir et vous donner rendez-vous AU PLUS TARD 8 jours avant votre rassemblement pour pouvoir trouver des solutions aux soucis présentés. (Art R211-6)

Si toute fois vous rencontrez des problèmes liés à l’organisation de votre soirée et que l’on vous met des bâtons dans les roues pour avoir l’autorisation malgré votre volonté de bien faire, nous nous ferons un plaisir de vous aider et de prendre contact avec la préfecture pour faire le point

 

N’HÉSITEZ DONC PAS A NOUS CONTACTER SI BESOIN.

 

Soirée de moins de 500 personnes
Soirée de plus de 500 personnes
Soirée payante à prix fixe
Ce que dit la loi exactement
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