Lorsque votre événement doit accueillir plus de 1500 personnes hors d’un ERP (Etablissement Recevant du Public – salle de concert, parc expo…), ou s’il se tient dans un lieu atypique et présentant des risques particuliers (les ruines d’un château, un endroit difficilement accessible, de la pyrotechnie…), vous allez devoir rédiger un dossier de sécurité qui présente l’ensemble des mesures que vous allez prendre. Puis vous l’adresserez à la mairie et à la préfecture qui l’étudieront et donneront leur avis. Si elles le jugent nécessaire, les autorités pourront vous convier à une réunion pour échanger avec vous sur ce dossier, vous demander des précisions et des mesures supplémentaires. Parfois, elles peuvent aussi demander le passage d’une commission de sécurité qui viendra sur site pour vérifier que tout est conforme et bien préparé. C’est cette commission qui vous donnera le feu vert pour ouvrir au public.
A quoi sert un dossier de sécurité ?
Le dossier de sécurité est le document qui va permettre aux autorités de savoir qui organise, comment va se dérouler l’accueil du public et quelles mesures de sécurité vous avez pris pour que tout se déroule paisiblement.
Il doit accompagner la déclaration que vous adresserez à la mairie et à la préfecture. Ces documents doivent être remis dans un délai d’un mois minimum légalement, mais dans la pratique, il est plus prudent de l’adresser au moins deux avant l’événement, de façon à ce que tout le monde puisse réagir et ne pas avoir de stress de dernière minute si du matériel supplémentaire doit être loué ou des agents de sécurité recrutés.
Selon la complexité de votre projet, vous pourrez le réaliser vous-même ou vous le faire rédiger par un régisseur général compétent, voire même confier sa réalisation à des prestataires spécialisés.
Que contient t’il ?
En règle général, le dossier de sécurité comprend :
- Les coordonnées de l’organisateur et des responsables sécurité, secours etc.
- Les informations sur la manifestation : dates, lieu, nombre de participants attendu, type d’animation prévues.
- Si nécessaire le plan de circulation envisagé pour les arrivées et départs du site
- Un plan d’implantation général des installations
- Des plans détaillés des éléments d’intérêt (scènes, chapiteaux, gradins…)
- Des informations sur comment sera vérifiée la conformité de montage et des installations électriques (réalisée par vos équipes si vous avez du personnel qualifié ou des prestataires extérieurs si vous en ressentez le besoin ou que les autorités l’exigent)
- Le dispositif de lutte contre le risque incendie prévu – moyens humains, équipements et protocoles d’évacuation.
- Toutes les informations concernant la restauration, les stands et les débits de boissons.
- Le dispositif de sécurité et de sûreté des personnes prévu
- Le dispositif de premiers secours (DPS) prévu.
- Si demandée, une étude d’impact sonore est réalisée par un cabinet agréé.
- En annexe, vous joindrez tous les documents utiles tels que les certificats de conformité pour les matériels type chapiteaux, les attestations d’assurance…
Le passage d’une commission de sécurité
L’ensemble de ces documents et les éventuelles réunions de travail que vous aurez avec les autorités peuvent généralement suffire pour vous donner le feu vert mais parfois, le passage d’une commission de sécurité sera demandé. Cela signifie que quelques heures avant l’ouverture des portes, alors que votre installation est presque terminée, un groupe composé de personnes représentant la mairie, de la préfecture, du SDIS (les pompiers) et parfois la police ou les gendarmes feront le tour de votre site avec vous et vérifieront que tout est bien comme sur le papier et conforme aux règles de sécurité.
Lors de cette commission, tout doit être bien en place et vous devez absolument avoir les attestations nécessaires avec vous, en version papier. Si possible, vos responsables sécurité et secours participeront à la visite de site.
Même si elles peuvent être impressionnantes, ces commissions sont l’occasion d’apprendre et de vous améliorer. Il est assez rare que la commission délivre un avis défavorable (et vous empêche d’ouvrir) mais elles peuvent souvent vous demander des aménagements supplémentaires. A vous d’être réactifs, créatifs et efficaces !
