LES DÉMARCHES IMPORTANTES
- L’immatriculation de votre association au SIRENE
Une des premières choses que vous avez à faire si vous voulez louer du matériel, louer des salles, faire des factures ou monter des dossiers de financement, c’est avoir un numéro de SIRENE. Le SIRENE, c’est l’équivalent du SIRET des entreprises, mais pour les associations, il vous sera souvent demandé. Vous pouvez faire sans, mais dans la mesure où c’est gratuit et que ça crédibilise vos actions, on vous conseille de le faire.
L’immatriculation se demande très facilement directement sur le site internet de l’INSEE. Ce numéro d’identification vous permettra aussi d’employer du personnel salarié et assujettir votre association à la TVA si vous le souhaitez.
- La T.V.A.
Vous allez devoir décider si vous voulez assujettir ou non votre association à la TVA.
La taxe sur la valeur ajoutée (TVA) est une taxe, généralement de 20% mais avec certains taux réduits comme par exemple 5.5% sur la billetterie de spectacle. Les associations assujetties à la TVA la récupèrent la TVA quand elles achètent du matériel ou des prestations. A la fin de chaque trimestre (ou chaque mois), vous faites une déclaration de TVA et en fonction de la balance, le trésor public vous rembourse la différence ou l’association paye ce qu’elle doit (en cas de bénéfice).
Pour les associations qui ont un fonctionnement simple et qui organisent peu de manifestations, ce n’est pas conseillé car c’est assez lourd à gérer et il vous faut un comptable, mais si vous faites beaucoup de location de matériel ou de soirées, c’est important. Dans ce cas, il faudra vous renseigner avec un.e comptable et vous déclarer auprès du service des impôts.
Vous pouvez commencer votre activité sans être assujetti et décider de le devenir au bout d’un an ou plus d’activité si vous vous rendez compte que c’est intéressant pour votre association.
3. L’ouverture d’un compte bancaire.
Dès que votre projet prend un peu d’ampleur, vous aurez besoin d’ouvrir un compte en banque. C’est sur ce compte que vous pourrez déposer les cotisations des adhérents, les dons et les recettes, et éventuellement les subventions versées à l’association.
Vous êtes tout à fait libres de choisir votre banque mais renseignez-vous et comparez les tarifs afin de payer le moins cher possible.
Le compte est ouvert au nom de l’association mais il faut qu’une ou deux personnes, (généralement le / la président.e et le / la trésorier.ère), soient désignées pour s’occuper des formalités administratives, gérer le compte et être l’interlocuteur.rice de la banque.
Pour ouvrir un compte, vous devez présenter à la banque :
- Un exemplaire des statuts certifié conforme par le / la représentant.e de l’association
- Une copie du récépissé de déclaration de l’association auprès de la préfecture
- Une copie de l’avis de constitution de l’association publiée au Journal Officiel des Associations et Fondations d’Entreprise
- Le procès-verbal de l’assemblée constitutive
- Des documents liés à l’identité et à la domiciliation des représentants du compte (carte d’identité, justificatifs de domicile, …).
Les documents à fournir peuvent varier en fonction des établissements bancaires.
Une fois le compte bancaire créé, vous disposerez d’un chéquier et éventuellement d’une carte de crédit au nom de l’association.
GÉRER LA COMPTABILITÉ DE VOTRE ASSOCIATION
- Pourquoi ?
Tenir la comptabilité de votre association va vous permettre d’avoir une vision globale du budget de l’association et vous rendre compte des dépenses réalisées et des recettes engrangées. Ça vous permettra de réaliser un bilan comptable à la fin de chaque année et d’anticiper les années à venir en réalisant des bilans prévisionnels. Cette organisation va vous servir lors de l’assemblée générale annuelle : vous présenterez la gestion de l’association à tous ses membres qui devront approuver les comptes et les rapports d’activité de l’association.
Vous pourrez tenir la comptabilité plus facilement en utilisant le logiciel Excel.
Vous êtes également susceptible d’être contrôlé par l’administration fiscale ou par l’URSSAF même si les contrôles sont rares. Vous êtes donc obligé.e.s de conserver et de produire la justification des mouvements financiers de votre association sur les trois dernières années. Vous devez donc tenir une comptabilité, même si elle est basique.
- Comment faire ?
Soyez organisé.e.s et archivez bien tous vos documents. Le plus simple est de les répartir en 4 catégories :
- Les cotisations, les dons et les subventions : conserver les doubles de vos reçus, les souches des carnets, …
- Les recettes d’activité (= les gains) : les factures des clients, les relevés de billetterie s’il y en a, …
- Les dépenses : les factures des fournisseurs, les quittances de loyers, …
- La banque : les relevés bancaires, les talons de chéquiers, …
Numéroter chaque document et reporter ce numéro dans un cahier où vous inscrirez chacune des dépenses et des recettes.
A la fin de l’année, vous ferez le bilan comptable de l’association pour le présenter à l’AG et discuter ensemble de ce qui va bien, de ce qui doit être géré différemment et de ce que vous pouvez mettre en place pour financer vos actions.
Dès que vous aurez une activité conséquente, vous aurez besoin de l’aide d’un.e comptable, que ce soit un.e bénévole ou un.e professionnel.le, c’est vraiment important.
ASSURANCE
Votre association peut être exposée à des risques pouvant engager sa responsabilité, celle de son / sa dirigeant.e ou de ses adhérent.e.s. Il est donc conseillé de prendre une assurance « responsabilité civile ». Cette assurance fonctionne en cas de dommage causé par l’association à un.e de ses membres ou à une tierce personne. Elle couvre en général:
- L’association en tant que personne morale
- Les dirigeant.e.s et représentant.e.s légaux
- L’ensemble des membres et ses adhérent.e.s
- Les personnes bénévoles
Les personnes bénévoles sont toutes sont protégées par l’assurance de l’association cependant pour les personnes bénévoles vous aidant sur une manifestation et potentiellement exposées à des risques (parking, bar, etc) et qui ne sont pas membres, nous vous conseillons de rédiger une convention de bénévolat pour qu’elles soient protégées en cas d’accident et éviter qu’en cas de contrôle, on les prenne pour des salariées non déclarées.
Si vous louez un local, vous pouvez également souscrire une assurance multirisque qui couvre les incendies, explosions, dégâts des eaux, …
Renseignez-vous et comparez les différents tarifs et les garanties proposées par chaque assurance. Pour association qui débute les tarifs sont entre 100 et 200 euros par an maximum. Cela couvrira vos membres, vos activités mais aussi le matériel ou les salles que vous pouvez être amené à louer et le public qui participe à vos manifestations.
En cas de problèmes juridique, beaucoup d’assurances peuvent fournir des conseils ou une assistance, mais elles ne couvrent pas les risques associés à la responsabilité pénale.
LA VIE ASSOCIATIVE
- L’organisation de l’association
L’association est composée de :
- Un conseil d’administration: il est élu lors de l’assemblée générale constitutive pour mettre en œuvre les décisions prises au cours de la vie de l’asso.
- Un bureau: il est élu par le conseil d’administration pour faire fonctionner l’association au quotidien. Il comprend en général un président, un secrétaire et un trésorier.
- Des personnes adhérentes ou non qui participent au fonctionnement et à l’animation de l’association. Tous sont protégés par l’assurance de l’association cependant pour les bénévoles vous aidant sur une manifestation, nous vous conseillons de rédiger une convention de bénévolat afin de vous couvrir en cas de problème.
- Les cotisations
La cotisation annuelle est un droit d’entrée dans l’association. Elle n’est pas obligatoire (c’est à vous de le décider lors de la rédaction des statuts) mais elle vous permet de financer le développement de votre asso et son activité. Le prix de la cotisation est librement fixé dans les statuts.
- Les différentes assemblées
L’organisation d’une assemblée générale par an est le minimum légal que vous devez effectuer mais vous pouvez en organiser plusieurs dans l’année. Il existe aussi des assemblées générales extraordinaires portant sur des questions bien particulières.
- Les Assemblées Générales Ordinaires: elles doivent avoir lieu une fois par an, à date fixe. L’ensemble des membres adhérents à l’asso voteront les décisions importantes, approuveront les comptes et le rapport d’activité. C’est donc l’occasion de leur présenter les budgets établis, les actions qui ont été menées au cours de l’année et celles à venir, … Tous les membres peuvent poser des questions en avance et un ordre du jour est établi pour que chacune soit évoquée.
- Les Assemblées Générales Extraordinaires: elles sortent du cadre de gestion générale de l’association. Les membres sont convoqués pour délibérer sur des questions particulières comme la modification des statuts, la révocation du conseil d’administration, la dissolution anticipée de l’association, …
Vous devrez rédiger un procès-verbal de chaque assemblée organisée. C’est une sorte de compte-rendu de l’assemblée mentionnant les personnes présentes, les questions abordées et les décisions prises au cours de la réunion.
- Communication entre les membres de l’association
Vous devez convoquer l’ensemble des membres de l’asso en vue de la participation à l’assemblée générale.
Le mode de convocation est prévu par les statuts (courriel, lettre simple, lettre recommandé, site internet, …), ainsi que le délai de convocation. Il est normalement prévu entre 15 jours et un mois avant la date de l’AG pour permettre aux membres de préparer la réunion. Dans la convocation vous devrez identifier l’association, indiquer la date de la convocation, la date, l’heure et le lieu de l’assemblée générale, l’ordre du jour précis ainsi que l’identification de l’organe ayant pris l’initiative de la réunion.
- La tenue du registre spécial
C’est un cahier qui comporte tous les changements survenus dans l’administration ou dans la direction de l’association, les modifications apportées aux statuts ainsi que les décisions importantes prises pour l’association.
Chaque feuille doit être paraphée par le représentant de l’association, et il doit être conservée au siège social de la structure.
Encore une fois, ce registre ne sera vraiment important que si votre association prend de l’ampleur, mais commencer dès le début avec de bonnes habitudes sur des choses simples, ça vous rodera pour l’avenir !
