Organiser un événement implique une multitude de choses à prévoir. La billetterie est une étape non négligeable qui vous permettra également de contrôler le déroulement de l’événement et le flux de personnes attendues. Elle est soumise à une réglementation précise, et peut faire l’objet de contrôles réguliers. Voici un résumé de cette réglementation, et quelques conseils pour vous permettre de vous y retrouver au mieux.
Obligations légales
La billetterie, comme tout échange d’argent, est régie par des règles fiscales et juridiques, dont le cadre est défini par le CGI, le Code Général des Impôts.
Toute personne qui entre dans un lieu de spectacle dont l’accès est déterminé par un droit d’entrée doit être munie d’un billet ou d’un ticket qu’il soit matériel ou dématérialisé, même s’il s’agit d’une invitation (le billet comportera alors la mention “gratuit”). Les billets sont strictement individuels.
Le billet doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires pour permettre une traçabilité. En délivrant un billet ou un droit d’entrée issu de systèmes informatisés, vous êtes tenus d’enregistrer et de conserver informatiquement ces données ;
- l’identification de l’organisateur ;
- le nom de l’événement ;
- la catégorie de places à laquelle il donne droit ;
- le prix global payé par le spectateur ou la mention de gratuité ;
- le numéro d’opération attribué par le système de billetterie ;
- en cas de prévente, l’identification de l’événement ou de la partie de l’événement pour lequel il est valable ainsi que celle de la date et du lieu de vente (nom du réseau distributeur).
Contrôles
Il existe un dispositif de contrôle de l’administration. Ces agents peuvent avoir un accès immédiat aux données conservées numériquement, il est donc obligatoire d’avoir ces données imprimables et consultables à tout moment. Si les billets comportent des mentions codées, le système doit permettre leur restitution en clair.
Les documents sur lesquels l’administration peut notamment exercer son droit de contrôle doivent être conservés pendant 6 ans selon la législation, excepté les coupons de contrôle et les souches de billets. Ces éléments peuvent n’être conservés que jusqu’au 31 décembre de l’année suivant celle de leur utilisation.
Lorsqu’il s’agit d’un système de billetterie informatisé, les données doivent être conservées numériquement pendant une durée d’au moins 3 ans (sans obligation du support papier), au-delà le support est à votre choix. Il en est de même des relevés journaliers de recettes.
Vous pouvez mettre en place une procédure d’archivage pour faciliter le traitement de l’ensemble de ces informations.
Plusieurs possibilitées :
- Billet matériel
Le billet « papier » ou billet « matériel » est nécessairement extrait soit d’un carnet à souches, soit d’un système de billetterie automatisé ou informatisé.
- Billet immatériel
Le billet imprimable ou présentable sur smartphone est nommé billet “dématérialisé” ou “immatériel”.
La billetterie en ligne est adaptée à tout type d’événements, que vous accueillez 100 ou 5 000 personnes. C’est la solution la plus couramment choisie. En quelques étapes, vous créez un compte, renseignez le lieu, présentez l’événement, entrez les dates, paramétrez les tarifs. Ensuite, vous pouvez ajouter si besoin de nombreuses options : suivis et reporting, alertes mail, billetterie physique, contrôle d’accès, scan de billets, cashless… Les solutions en ligne en self-service présentent un avantage très intéressant : elles donnent accès aux données des acheteurs. Les adresses mail récupérées permettent ainsi d’informer le public en amont de la manifestation, mais aussi sur les événements futurs.
Lors du contrôle à l’entrée, le billet en une partie, le droit d’entrée ou la preuve d’achat relative au billet « immatériel » ou « dématérialisé » peut être lu, déchiré ou marqué par tout moyen, mais il doit rester entre les mains du spectateur. Les données relatives à l’entrée doivent être enregistrées et conservées dans un système informatisé avant l’accès au lieu du spectacle.
Tout utilisateur d’un système de billetterie informatisé, qu’il imprime ou non des billets, doit déclarer à la direction départementale des finances publiques dont il dépend la mise en service du système au plus tard lors de la première utilisation. Cependant la plupart des services de billetterie (sauf imprimerie indépendante) font la déclaration eux-mêmes et vous n’aurez pas à vous en charger.
Comment choisir un site ? Un site Internet de billetterie doit d’abord garantir la sécurité des transactions, afin de protéger les données personnelles et financières de vos participants ainsi que les vôtres. Ce critère est d’une importance capitale. Le second point est le module billetterie de la plateforme. Il doit être simple à manipuler, intuitif et flexible dans la gestion. Aussi, vous devez être en mesure d’avoir une vue nette de l’évolution de vos ventes, ainsi qu’une collecte facile de votre argent, une fois la billetterie close. D’autres parts, la flexibilité dans la gestion des ventes est nécessaire pour un meilleur contrôle de votre événement. Ainsi, les participants sauront, au besoin, le nombre de places disponibles ainsi que le délai à respecter pour l’achat des billets. L’assistance clientèle est importante également, et doit être efficace.
Ce genre de site internet prélève une petite commission sur vos accès payants.
Taxes
Les billetteries sont soumises à des taxes. En ce qui concerne les producteurs de spectacle, c’est le taux de TVA réduit à 5,5% qui s’applique dans la majorité des cas.
Une location de salle entraîne un taux de TVA à 20%. C’est le producteur de spectacle qui fait alors la billetterie et qui en a la responsabilité fiscale.
Si il y a un débit de boisson, le taux de TVA est à 5,5%.
Dans le cas contraire, c’est normalement le taux à 2,1% qui s’applique SEULEMENT pour les 140 premières représentations de spectacles vivant, au-delà il faut un changement de mise en scène pour continuer d’en bénéficier, ce afin de favoriser la création. Il y a aussi une taxe de 3,5% des recettes de la billetterie qui revient au CNV (Centre National de la chanson des Variétés et du jazz). Le CNV est un établissement public, qui se sert de l’argent des organisateurs pour faire des fonds de soutien. C’est en quelque sorte une petite banque de redistribution pour les organisateurs d’événements culturels.
