LES PREMIÈRES DÉMARCHES
L’immatriculation de votre association
Après avoir créé votre association, une des premières choses que vous avez à faire si vous voulez louer du matériel, louer des salles, faire des factures ou monter des dossiers de financement, c’est avoir un numéro de SIREN. Le SIREN, c’est l’équivalent du SIRET des entreprises, mais pour les associations, il vous sera souvent demandé.
L’immatriculation se demande très facilement directement sur le site internet de l’INSEE. Ce numéro d’identification vous permettra aussi d’employer du personnel salarié et assujettir votre association à la TVA si vous le souhaitez.
T.V.A or not T.V.A ?
Vous allez devoir décider si vous voulez assujettir ou non votre association à la TVA.
La taxe sur la valeur ajoutée (TVA) est une taxe, généralement de 20% mais avec certains taux réduits comme par exemple 5.5% sur la billetterie de spectacle. Les associations assujetties à la TVA la récupèrent quand elles achètent du matériel ou des prestations. A la fin de chaque trimestre (ou chaque mois), vous faites une déclaration de TVA et en fonction de la balance, le trésor public vous rembourse la différence ou l’association paye ce qu’elle doit (en cas de bénéfice).
Pour les associations qui ont un fonctionnement simple et qui organisent peu de manifestations, ce n’est pas conseillé car c’est assez lourd à gérer et il vous faut un comptable, mais si vous faites beaucoup de location de matériel ou de manifestations c’est important. Dans ce cas, il faudra vous renseigner avec un comptable et vous déclarer auprès du service des impôts.
Vous pouvez commencer votre activité sans être assujetti et décider de le devenir au bout d’un an ou plus d’activité si vous vous rendez compte que c’est intéressant pour votre association.
L’ouverture d’un compte bancaire.
A la création de votre association, vous aurez besoin d’ouvrir un compte en banque. C’est sur ce compte que vous pourrez déposer les cotisations des adhérents, les dons et les recettes, et éventuellement les subventions versées.
Le compte est ouvert au nom de l’association mais il faut qu’une ou deux personnes, (généralement le président et le trésorier), soient désignés pour s’occuper des formalités administratives, gérer le compte et être l’interlocuteur de la banque.
Une fois le compte bancaire créé, vous disposerez d’un chéquier et éventuellement d’une carte de crédit au nom de l’association.
GÉRER LA COMPTABILITÉ DE VOTRE ASSOCIATION
Pourquoi ?
Tenir la comptabilité de votre association va vous permettre d’avoir une vision globale du budget de l’association et vous rendre compte des dépenses réalisées et des recettes engrangées. Ça vous permettra de réaliser un bilan comptable à la fin de chaque année et d’anticiper les années à venir en réalisant des bilans prévisionnels. Cette organisation va vous servir lors de l’assemblée générale annuelle : vous présenterez la gestion de l’association à tous ses membres qui devront approuver les comptes et les rapports d’activité de l’association.
Vous êtes également susceptible d’être contrôlé par l’administration fiscale ou par l’URSSAF même si les contrôles sont rares. Vous êtes donc obligés de conserver et de produire la justification des mouvements financiers de votre association sur les trois dernières années.
Comment faire ?
Soyez organisés et archivez bien tous vos documents. Le plus simple est de les répartir en 4 catégories :
- Les cotisations, les dons et les subventions : conserver les doubles de vos reçus, les souches des carnets, …
- Les recettes d’activité (= les gains) : les factures des clients, les relevés de billetterie…
- Les dépenses : les factures des fournisseurs, les quittances de loyers…
- La banque : les relevés bancaires, les talons de chéquiers…
A la fin de l’année, vous ferez le bilan comptable de l’association pour le présenter à l’AG et discuter ensemble de ce qui va bien, de ce qui doit être géré différemment et de ce que vous pouvez mettre en place pour financer vos actions.
Dès que vous aurez une activité conséquente, vous aurez besoin de l’aide d’un comptable, que ce soit un bénévole ou un professionnel.
ASSURANCE
Votre association peut être exposée à des risques pouvant engager sa responsabilité, celle de son dirigeant ou de ses adhérents. Il est donc conseillé de prendre une assurance « responsabilité civile ». Cette assurance fonctionne en cas de dommage causé par l’association à un de ses membres ou à une tierce personne. Elle couvre en général:
- L’association en tant que personne morale
- Les dirigeants et représentants légaux
- L’ensemble des membres et ses adhérents
- Les personnes bénévoles
Les personnes bénévoles sont toutes sont protégées par l’assurance de l’association cependant pour les personnes bénévoles vous aidant sur une manifestation et potentiellement exposées à des risques (parking, bar, etc) et qui ne sont pas membres, nous vous conseillons de rédiger une convention de bénévolat pour qu’elles soient protégées en cas d’accident et éviter qu’en cas de contrôle, on les prenne pour des salariées non déclarées.
Si vous louez un local, vous pouvez également souscrire une assurance multirisque qui couvre les incendies, explosions, dégâts des eaux, …
Renseignez-vous et comparez les différents tarifs et les garanties proposées par chaque assurance. Pour une association qui débute les tarifs sont entre 100 et 200 euros par an maximum. Cela couvrira vos membres, vos activités mais aussi le matériel ou les salles que vous pouvez être amené à louer et le public qui participe à vos manifestations.
