Une fois que vous avez créé votre asso, que vous savez comment la gérer et que vous avez défini vos projets, il est temps de vous consacrer à la vie associative : les adhésions, la base de membres, les Assemblées Générales… Cela vous permettra de fédérer vos membres et de créer une communauté qui gravite autour de votre association et de vos projets.
Une association est composée de :
- Un conseil d’administration: il est élu lors de l’assemblée générale constitutive pour mettre en œuvre les décisions prises au cours de la vie de l’asso.
- Un bureau: il est élu par le conseil d’administration pour faire fonctionner l’association au quotidien. Il comprend en général un président, un secrétaire et un trésorier.
- Des personnes adhérentes ou non qui participent au fonctionnement et à l’animation de l’association. Concernant les bénévoles vous aidant sur une manifestation, nous vous conseillons de rédiger une convention de bénévolat afin de vous couvrir en cas de problème.
Les cotisations
La cotisation annuelle est un droit d’entrée dans l’association. Elle n’est pas obligatoire (c’est à vous de le décider lors de la rédaction des statuts) mais elle vous permet de financer le développement de votre asso et son activité. Le prix de la cotisation est librement fixé dans les statuts. Votre cotisation peut-être à prix libre ou bien fixe, et le plus souvent est renouvelé chaque année.
Les différentes assemblées
L’organisation d’une assemblée générale par an est le minimum légal que vous devez effectuer, mais vous pouvez en organiser plusieurs dans l’année. Il existe aussi des assemblées générales extraordinaires portant sur des questions bien particulières.
- Les Assemblées Générales Ordinaires: elles doivent avoir lieu une fois par an, à date fixe. L’ensemble des membres adhérents à l’asso votera les décisions importantes, et approuvera les comptes et le rapport d’activité. C’est donc l’occasion de leur présenter les budgets établis, les actions qui ont été menées au cours de l’année et celles à venir… Tous les membres peuvent poser des questions en avance et un ordre du jour est établi pour que chacune soit évoquée.
- Les Assemblées Générales Extraordinaires: elles sortent du cadre de gestion générale de l’association. Les membres sont convoqués pour délibérer sur des questions particulières comme la modification des statuts, la révocation du conseil d’administration, la dissolution anticipée de l’association…
Vous devrez rédiger un procès-verbal de chaque assemblée organisée. C’est une sorte de compte-rendu de l’assemblée mentionnant les personnes présentes, les questions abordées et les décisions prises au cours de la réunion.
Communication entre les membres de l’association
Vous devez convoquer l’ensemble des membres de l’asso en vue de la participation à l’assemblée générale.
Le mode de convocation est prévu par les statuts (courriel, lettre simple, lettre recommandé, site internet, …), ainsi que le délai de convocation. Il est normalement prévu entre 15 jours et un mois avant la date de l’AG pour permettre aux membres de préparer la réunion. Dans la convocation vous devrez identifier l’association, indiquer la date de la convocation, l’heure et le lieu de l’assemblée générale ainsi que l’ordre du jour précis.
La tenue du registre spécial
C’est un cahier qui comporte tous les changements survenus dans l’administration ou dans la direction de l’association, les modifications apportées aux statuts ainsi que les décisions importantes prises pour l’association.
Chaque feuille doit être paraphée par le représentant de l’association, et il doit être conservée au siège social de la structure.
Encore une fois, ce registre ne sera vraiment important que si votre association prend de l’ampleur, mais vous pouvez commencer à le faire dès le début pour prendre de bonnes habitudes.
