L’activité d’organisation de fêtes ou de spectacles génère par nature des risques, autant pour les personnes impliquées dans l’organisation et les participants que pour les matériels ou les bâtiments que vous utilisez.
S’assurer est essentiel car en cas d’incident, c’est la responsabilité de l’association qui est directement engagée et les coûts peuvent être élevés !
Les enjeux sont donc très importants et nous ne pouvons que fortement vous inciter à vous assurer.
Pour une association, il y a deux types d’assurances qui concernent ses activités : la responsabilité civile associative qui assure la couverture pour ses activités tout au long de l’année et celles qui, ponctuellement, couvrent pour les événements festifs qu’elle organise.
Dans le cas d’une manifestation accueillant du public, la responsabilité civile organisateurs est obligatoire.
La responsabilité civile associative, la base.
La RC couvre l’association dans ses actes de la vie courante : les adhérents, les salariés mais aussi les bénévoles dans le cadre de leurs actions pour l’asso. Elle prendra aussi en charge la casse matériel. Par exemple, un adhérent vous prête un vidéoprojecteur pour une réunion et il tombe suite à une maladresse, votre assurance prendra en charge une partie des coûts.
C’est aussi important si vous avez un local, loué ou mis à disposition. L’assurance vous couvrira en cas d’incendie ou de dégât des eaux. Certaines assurances couvrent aussi les déplacements des salariés et bénévoles.
Enfin, lorsque vous organisez des manifestations de petite ou moyenne importance, votre assurance couvre aussi les problèmes qui pourraient en découler et assure votre public.
Elle devient alors une RCO – responsabilité civile organisateurs et est obligatoire pour tout événement accueillant du public.
Si vous avez une RC à l’année, voyez avec votre assureur si vous êtes couverts pour l’organisation d’un événement et demandez-lui une attestation d’assurance que vous joindrez à votre dossier de sécurité.
L’attestation doit préciser le montant des dommages corporels, matériels et immatériels couverts.
Vérifiez qu’elle prenne bien en compte les dommages aux matériels et installations loués ou prêtés.
Si votre RC ne prend pas en compte la fête que vous préparez (généralement elles le font) ou que les risques et les montants couverts vous semblent insuffisants, demandez une extension ou contactez un assureur spécialisé.
Les RC, leur couverture exacte et leur montant précis peuvent varier d’une assurance à l’autre et nous vous conseillons donc de contacter plusieurs assurances avant de signer. Expliquez-leur votre activité, votre budget et vos actions, ils vous feront un devis adapté en retour et vous choisirez ce qui vous convient le mieux.
Vous organisez un gros évènement ? Les assurances utiles :
Au-delà de la RCO de base qui vous couvre pour tous les actes « ordinaires » de l’organisation d’une fête, si vous organisez une manifestation qui a un budget important, il peut être utile de vous couvrir pour quelques risques supplémentaires :
L’assurance annulation
Il peut être malin de souscrire une assurance annulation qui vous couvrira pour un grand nombre de raisons allant du risque terroriste à une tempête interdisant l’accès à la ville où se tient votre fête, une grève ou un accident grave arrivant sur site et qui vous obligerait à interrompre la manifestation…
Celle-ci a un coût important. Il sera basé sur le montant des sommes qui sont investies et qui peuvent être récupérées.
Beaucoup d’organisateurs ne pensent pas qu’une assurance annulation soit essentielle mais dès que plusieurs dizaines ou centaines de milliers d’euros sont en jeu, c’est un poste important qui doit rentrer dans votre budget. Même si une annulation n’arrive que rarement dans la vie d’une association, cela vous permettra d’éviter la catastrophe.
Les assurances annulations ont tout un tas d’options à choisir et discuter avec votre assureur. A vous de définir votre risque et le budget que vous allez consacrer à ce poste.
La garantie intempérie
Encore plus essentielle que l’assurance annulation, la garantie intempérie permet d’éviter qu’un simple revers de météo se transforme en cauchemar.
Il existe plusieurs types et niveaux d’assurance intempéries mais sachez que pour limiter les coûts, cela implique que vous ayez une scène couverte sur 3 côtés et/ou l’ensemble de votre matériel protégé quand cela ne joue pas. En effet, une assurance « scène découverte » coûte très cher.
La garantie intempérie se déclenche à partir du moment où la pluie ou le vent sont trop importants pour que votre fête et vos spectacles se tiennent dans de bonnes conditions de confort et de sécurité.
Les assurances artistes / personnes clés
Votre programmation tient sur une tête d’affiche dont l’absence entraîne forcément l’annulation et le remboursement ? Vous avez dans votre équipe des personnes clés (régisseur général, directrice de production…) dont l’absence mettrait en cause la tenue de la manifestation ? Vous pouvez alors prendre ce type d’assurance qui vous permettra d’avancer dans la sérénité.
La garantie tous risques matériels loués ou prêtés
Cette garantie va au-delà de la RC et prendra immédiatement en charge tous les dégâts aux matériels loués ou prêtés que vous pourriez avoir. La GTRM est importante pour réduire les coûts et les franchises du matériel de location (sono, engins, algeco…). En effet, les prestataires vous facturent cette assurance avec des conditions qui ne sont pas toujours favorables. En ayant votre propre GTRM, vous réduirez les coûts de location et surtout vous simplifierez les démarches en cas de casse.
Il existe d’autres assurances comme l’assurance « Vol avec agression » pour couvrir votre billetterie ou votre caisse en cas de vol avec violence. L’assurance « individuelle » permet, elle, de couvrir les postes à risques élevés comme les riggers, les performers ou la sécurité.
Combien ça coûte ?
- RC : de quelques dizaines à quelques centaines d’euros, en fonction de votre budget annuel.
- Annulation + intempérie : autour de 2% du budget global assuré de votre manifestation mais cela peut aller jusqu’à 5% en cas de scène découverte.
- Assurance artistes ou personne clé : Le montant est variable selon le risque, les personnes assurées et le budget
- GTRM : Le montant varie en fonction du matériel que vous allez assurer et du niveau de franchise que vous souhaitez.
En conclusion :
Quelle que soit l’assurance que vous allez souscrire, pensez à bien vérifier l’ensemble des conditions de garanties et pensez à poser des questions si vous avez des doutes. Peu d’organisateurs avaient vérifié que leur assurance couvrait une annulation pour pandémie mondiale en 2020. Ceux qui l’avaient fait ne le regrettent pas.
