Réussir la communication d’un événement nécessite de la méthode et de la motivation !
La première étape consiste à définir une stratégie de communication. Puis vous devrez désigner qui sera en charge de cette mission, fixer un budget, poser un rétro-planning …et passer à l’action.
Stratégie de communication.
Pas de communication sans stratégie ! Quels sont vos objectifs ? Faire venir du monde bien sûr ! Mais comment ? Établissez un bilan de vos connaissances et des compétences que vous avez, en interne ou dans vos réseaux. Définissez vos publics cibles qui peuvent être plusieurs, choisissant ceux qui seront prioritaires. Comment les toucher, où les atteindre ? Ensuite trouvez votre message, ce qui vous semble le plus efficace pour à la fois exprimer vos valeurs et attirer votre public.
Le budget
Vous avez défini votre stratégie de communication ? En partant du postulat très approximatif que la communication représente généralement 10 à 20% du budget d’une manifestation, commencez à chiffrer chacun des postes, sans oublier les petits frais comme les envois postaux ou les déplacements des équipes qui vont diffuser vos tracts.
Faites faire des devis auprès de différents prestataires ! Listez tout ce qui serait idéal pour arriver à la fréquentation souhaitée…puis confrontez le tout avec le budget global de votre manifestation et faites les choix qui s’imposent. La hauteur de votre investissement en com dépendra de nombreux facteurs : la notoriété de votre événement, la façon dont votre public s’informe, les relais que vous pouvez avoir dans la presse locale ou nationale, vos partenariats, etc.
Rétro-planning ?
Il s’agit de planifier vos actions de com en partant de la date de la manifestation. Anticiper les délais de création, d’impression, les dates de sorties des magazines et journaux auxquels vous allez envoyer vos communiqués. Vous prendrez aussi en compte les événements dans lesquels vous voulez diffuser vos flyers par exemple. Une fois que vous aurez tout fixé, vous reprenez le calendrier à l’envers…et vous n’avez plus qu’à vous y tenir.
L’équipe com
La communication doit avoir un pilotage fort et c’est un poste chronophage, surtout avec les réseaux sociaux. Certains choix sont faits de manière collective (validation de la création, budget, stratégie globale…) mais une fois les décisions prises, il vaut mieux laisser le champ libre à la personne ou à l’équipe qui sera chargée de les mettre en application. N’oubliez pas que la com va aussi souvent devoir gérer la presse et les interviews sur le site pendant la manifestation.
La création graphique
Dans la mesure du possible, travaillez avec un graphiste compétent et rémunéré avec qui vous définirez un visuel fort et une charte graphique. Cette charte graphique sera ensuite déclinée sur l’ensemble de vos supports, autant papier qu’en ligne. Le graphiste pourra aussi vous accompagner dans le suivi des impressions papier qui demandent un peu de technique.
N’hésitez pas aussi à faire appel à quelqu’un de compétent pour la mise en forme de vos dossiers de presse ou de partenariats. Souvent un petit effort de soin est récompensé !
Street marketing
Si la communication se fait beaucoup sur les réseaux sociaux, il reste généralement nécessaire de diffuser flyers et affiches pour assurer la visibilité de votre manifestation. A vous de définir les quantités nécessaires et les formats adaptés : affichettes 60×40, 4X3m ou flyers A5, à vous de vous y retrouver dans la jungle des formats !
Pour ce qui est de l’affichage et de la diffusion des flyers, préparez un planning d’envois et de diffusion. Une voiture et une bonne équipe de motivés feront des miracles mais si vous avez les moyens, il existe des prestataires qui peuvent faire le travail pour vous. Pensez solidarité entre organisateurs : invitez-les à flyer sur vos événements et ils feront de même pour vous !
Réseaux sociaux
En fonction de la typologie de votre événement et du public ciblé, vous devez construire une stratégie réseaux. La principale question pour vous sera de savoir si vous souhaitez ou non sponsoriser vos publications pour générer plus de trafic. Attention aussi à la régularité de la diffusion de vos messages. Pensez-viral, info courte et percutante, vidéos et punchlines. Ne surchargez pas votre audience d’info mais soyez présents dans son fil d’actus. Définissez votre rythme, votre ton et tenez-vous-y !
Relations presse et partenariats
Deux méthodes pour avoir de la visibilité dans la presse : communiqués de presse et achat d’espace.
Identifiez les journaux et sites qui sont susceptibles de relayer l’information que vous avez à leur transmettre puis rédigez votre dossier de presse et mettez en valeur tous les points forts de votre manifestation. Essayez si possible d’identifier des interlocuteurs dans les journaux que vous visez, envoyez-leur votre communiqué par mail et contactez-les au téléphone. Si vous en avez la possibilité, récupérez un fichier presse auprès de professionnels ou constituez progressivement le vôtre.
L’achat d’espace pour une pub dans un journal ou sur un site vous permet généralement d’avoir aussi un peu de rédactionnel. Ces achats peuvent se faire par transaction financière ou par partenariat via des échanges de visibilité ou d’entrées sur votre manifestation par exemple.
Pensez aussi à inviter les journalistes et les influenceurs de votre secteur à votre évènement. Les relations presse sont tout un volet d’une bonne communication que nous aborderons plus en détail.
Constituer un dossier de presse et valoriser votre travail
Pendant la manifestation, pensez à mobiliser un photographe spécialement pour documenter le montage, les concerts, le public etc. Après votre manifestation, recueillez les articles et publications sur les réseaux qui ont parlé de vous. Cet ensemble de documents vous permettra de constituer un dossier de presse, de plus en plus étoffé au fil du temps. Il assurera votre crédibilité autant auprès des médias que des pouvoirs publics et d’éventuels sponsors.
Pour aller plus loin, lisez nos articles spécialisés sur la communication !
