Vous organisez une fête et vous souhaitez faire appel à des bénévoles ? Leur accueil dispose d’un cadre légal et des règles de bon sens. Il faut leur accorder de l’intérêt et du respect, ce sont des moteurs pour votre projet, ils le rendent possible et donnent de leur temps pour vous soutenir !
Cet article réunit les points clefs qui vous permettront d’intégrer vos bénévoles dans les meilleures conditions possibles. Attention, il s’agit uniquement des bénévoles participants à l’organisation d’un rassemblement festif, et non d’artistes bénévoles !
Reprenons les bases, qu’est ce qu’un bénévole ?
C’est une personne qui va mettre ses compétences, son temps libre, son engagement au service d’une association, sans rémunération. Il faut différencier le bénévole et l’adhérent d’une association. L’adhérent est membre mais il n’est pas forcément actif, alors que le bénévole peut soutenir un projet de l’association sans en être adhérent. Une entreprise ne peut pas avoir de bénévoles, même pour un projet culturel, ce statut est réservé aux associations !
Qui peut-être bénévole ?
De manière générale, vous pouvez accueillir dans votre asso toute personne qui souhaite s’investir bénévolement. Seules quelques exceptions s’appliquent en fonction de l’âge et du statut.
- Pour un mineur, vous devez en informer ses représentants légaux.
- Si il a moins de 16 ans, il faudra leur accord préalable.
- Un retraité peut être bénévole sans aucune restriction.
- Les chômeurs ne perdront pas leurs droits auprès de Pôle Emploi s’ils sont bénévoles.
L’engagement entre l’association et le bénévole :
Les bénévoles soutiennent votre asso de leur plein gré, il n’y a donc aucun lien de subordination juridique. Ils peuvent mettre un terme à leur participation sans procédure, ni dédommagement. Ils doivent en revanche respecter le règlement intérieur de l’association, les statuts et les normes de sécurité.
En compensation, vous pouvez offrir quelques avantages à vos bénévoles. Généralement, ils auront droit à l’entrée gratuite sur l’évènement, des tickets boissons et repas, un accueil et une ambiance chaleureuse. Dans la mesure du possible, il est conseillé sur la fête de mettre en place un espace qui leur est réservé pour qu’ils puissent se retrouver et se reposer et un accès a un camping spécifique et sécurisé si leur mission implique qu’ils restent sur site.
Selon les missions que vous leur confierez, vos bénévoles seront peut-être amenés à avancer de l’argent pour l’asso. Dans ce cas, ils peuvent bénéficier d’un remboursement pour les déplacements, l’hébergement, les repas, l’achat de matériels… Il faudra leur faire remplir une note de frais pour le remboursement. N’oubliez pas de leur demander de garder les tickets : le remboursement ne doit jamais dépasser le montant de la note de frais.
Le bénévole est tenu de respecter les horaires donnés, mais aussi les valeurs de votre asso. Il ne doit pas non plus se trouver en état d’ébriété ou sous l’emprise de stupéfiants sur son temps de travail. Pour fixer ça, vous pouvez rédiger une convention de bénévolat à faire signer aux bénévoles pour sécuriser la relation entre les deux parties.
La convention de bénévolat
Une convention de bénévolat n’est pas obligatoire mais vivement conseillée. C’est un texte qui reprend les obligations que chacun s’engage à tenir, ce sont les règles du jeu. Elle reprend les horaires, les lieux, les conditions à respecter et tout ce qui vous paraîtra pertinent de leur communiquer.
Il peut exister des spécificités pour certains postes, il faudra par exemple une autorisation de conduite pour les chauffeurs de véhicules, une copie des CACES pour les conducteurs d’engins ou encore les habilitations pour les électriciens…
Distinction entre bénévole et salarié: la présomption de salariat
Attention, il est important que vous sachiez distinguer clairement les missions des salariés et celles des bénévoles pour éviter qu’en cas de contrôle, de conflit ou d’accident, le bénévolat soit requalifié en salariat..
En effet, si des bénévoles sont considérés comme salariés il y a un risques de requalification de leur mission en salariat. Votre asso devra alors payer à l’administration toutes les charges sociales et taxes dues depuis l’engagement des bénévoles et une amende pour travail dissimulé. Elle devra aussi appliquer les règles liées à un contrat de travail : salaire, congés payés, heures supplémentaires…
Donc pour que tout soit clair, le bénévole n’a pas de contrat de travail mais un “contrat moral” qu’il est libre de rompre à tout moment. Il ne doit pas avoir de lien de subordination ni de sanctions si une mission n’est pas réalisée par exemple.
Les activités effectuées par les bénévoles ne doivent pas remplacer l’embauche d’un salarié surtout pour des missions spécialisés pour lesquelles il existe une forte présomption de salariat.
Ce qui veut dire que vous ne pouvez pas engager un technicien du spectacle ou un agent de sécurité comme bénévole. De même, les bénévoles ne peuvent pas donner un coup de main aux prestataires privés qui interviennent sur votre manifestation (sonorisation, sécu, stand de restauration…)
Par contre la loi s’est assouplie depuis peu et la présomption de salariat ne s’applique plus pour les artistes amateurs à condition qu’ils tirent leurs moyens d’existence habituels d’autre source de revenus.
Accident d’un bénévole ? Quel rôle pour les assurances ?
Généralement, les bénévoles ne sont pas couverts par l’assurance de votre association d’office. Vous devez donc vous renseigner et souscrire une option qui étende cette assurance aux bénévoles.
Le bénévole victime d’un accident pendant son temps de travail peut se retourner contre vous et vous demander des dommages et intérêts. Mais pour cela il doit prouver une faute de votre part : un manque de sécurité, par exemple un projecteur qui tombe sur la tête d’un artiste amateur alors qu’il est sur scène.
Pour les postes les plus exposés, mais c’est valable pour tous, on vous conseille de mettre en place un plan de sécurité individuel. C’est un document à faire signer à vos bénévoles, leur indiquant l’ensemble des consignes de sécurité à respecter, port de chaussures de sécurité ou de casque pour ceux qui participent au montage de scène, sobriété pour les runners, etc.
Être bénévole, c’est avant tout une expérience humaine enrichissante pleine de rencontres qui permettent d’élargir un réseau et valoriser de nouvelles compétences. Les bénévoles seront de bon appui pour votre fête et s’ils souhaitent vous accompagner, c’est qu’ils se sentent concernés par les valeurs et la cause que vous défendez. Donc prenez soin d’eux et faites leur passer un bon moment, ça ne pourra être que bénéfique pour votre manifestation, car ce sont vos premiers “ambassadeurs” ! Pour aller plus loin dans l’opérationnel, lire l’article: l’organisation du planning et l’accueil bénévole.
