En bref, comment s’organiser en équipe ?
Généralement, on voit trois cercles concentriques dans l’organisation d’une manifestation :
- Le noyau dur, composé des animateurs du projet et de tous ceux qui y contribuent sur le temps long, de manière bénévole ou salariée.
- Les prestataires, les techniciens et le staff qui vont vous rejoindre ponctuellement et qui mettront leur énergie au service de votre projet.
- Les bénévoles, spécialisés ou non, qui seront là quelques jours avant et après et sans qui votre manifestation ne pourrait avoir lieu.
Nous rentrerons dans les détails d’un organigramme de production plus tard, mais en fonction de la complexité du projet, vous allez devoir vous organiser de manière plus ou moins structurée et spécialisée.
Le point essentiel d’une bonne organisation est la répartition des tâches. Elle doit être faite dans la concertation et le plus en amont possible de la fête. Il est important que chacun tienne son rôle jusqu’au bout tout en gardant une grande communication entre l’ensemble des personnes.
Production, régie technique, régie générale, sécurité… toutes ces missions sont essentielles et complémentaires.
A vous de définir comment sont prises les décisions au sein de votre organisation, mais une fois les choix faits, c’est tous ensemble que vous arriverez à vos objectifs !
Le travail avec les prestataires et les techniciens, au-delà de la négociation des tarifs et des détails techniques, doit lui aussi faire l’objet d’un cadrage très précis. Périmètre d’intervention de chacun, durée de travail et conditions d’accueil doivent être posés de manière très claire. Etonnamment, les ingénieurs son qui travaillent pour vous le feront mieux s’ils ont un repas chaud dans le ventre !
Enfin, les conditions d’accueil, de sécurité au travail et l’encadrement des bénévoles qui se joindront à vous pour le jour J sont aussi à prendre au sérieux et à anticiper au maximum. Des bénévoles heureux seront vos meilleurs ambassadeurs et constituent l’atout essentiel de tout projet qui veut prendre de l’ampleur !
Ce qu'il ne faut pas oublier
- Il faut clairement répartir les tâches : chacun a son rôle.
- Il est indispensable de bien clarifier les conditions d'accueil, de sécurité et le périmètre d'intervention des prestataires et des techniciens.
- L'accueil et la sécurité au travail des bénévoles sont également à prendre en compte.
- Chacun son rôle et une grande communication entre chacun sont les clés du succès.
