En bref, comment s’engager dans la finance ?
Le budget c’est la base !
Le premier point dont vous devez vous assurer, c’est de disposer d’un outil et d’un minimum de méthode pour gérer les entrées et les sorties d’argent.
Muni d’un simple tableur et d’une connaissance de base de son fonctionnement, votre travail se déroulera en 3 phases :
1ère phase : Le budget prévisionnel, où vous listez l’ensemble des dépenses prévisibles, en concertation avec l’ensemble de votre équipe et en prenant en compte chacun des pôles : technique, artistique, sécurité, communication, transports, restauration…
C’est le moment de faire faire des devis, de comparer les coûts et de faire des arbitrages.
En face des dépenses, vous devez mettre des recettes réalistes : entrées, bars, nourriture, stands, partenaires, fonds propres, subventions… Une première édition doit toujours être raisonnable et la fréquentation basée sur une estimation basse, autour de 60 à 70% de la capacité maximum ou de ce que vous estimez comme affluence probable.
N’oubliez pas de laisser une marge pour les dépenses imprévues des derniers jours (autour de 10%).
2ème phase : le suivi budgétaire.
Une fois les choix faits et les enveloppes attribuées à chaque poste, vous devez noter chaque dépense engagée, chaque devis signé et faire le point régulièrement à la fois sur les sorties et les entrées telles que les préventes, les sponsors ou autres.
Cet outil de pilotage et des points réguliers entre vous vous permettront de voir si vous restez dans les clous ou si vous êtes en train de dépasser votre budget. Il faut savoir tirer le frein si les préventes ne décollent pas, ou au contraire, engager plus de frais en sécurité ou technique si vous voyez qu’il va y avoir du monde. Attention à ne pas vous retrouver à court de trésorerie, que ce soit pour payer les déplacements des artistes… ou avoir un fond de caisse pour le bar.
3ème phase : le bilan financier.
Quelques jours après la fête, une fois que vous avez fait tous les paiements et que les recettes sont connues et provisionnées, il est temps de faire le bilan financier. C’est une étape essentielle et trop souvent négligée. Il est important de prendre ce temps avec votre équipe pour comprendre les raisons d’un déficit, faire le point sur les dépenses mais aussi les recettes qui peuvent être améliorées comme le bar ou la restauration !
Pour aller plus loin sur la comptabilité, la gestion des recettes ou la recherche de subventions, consultez nos articles !
Ce qu'il ne faut pas oublier
- Première étape : listez vos dépenses et vos recettes à venir pour établir un prévisionnel.
- Au fur et à mesure notez vos dépenses et vos recettes, pour faire un suvi de budget et identifier les écarts.
- Sur la base de votre budget et de vos prévisions, anticipez vos entrées et vos sorties d'argent pour ne pas vous trouver à court de trésorerie.
- Après lévènement, faîtes un bilan d ece qui a été dépensé et encaissé, listez les écarts pour mieux ajuster vos prévisions la fois d'après.
