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La ToolBox des orgas

Vous cherchez un modèle de document pour modifier les statuts de votre association, rédiger un contrat de location de site ou assurer l’encadrement et la sécurité de vos bénévoles ? Des plannings de production aux dossiers de sécurité, nous avons regroupé pour vous un maximum de documents basiques pour la gestion d’une association et la préparation d’événements festifs et culturels.

La ToolBox des orgas est organisée en grandes catégories dans lesquelles vous pourrez trouver les différents documents.

Liste des catégories et documents :

– Gestion administrative des associations

  • Procès-verbal d’assemblée constitutive : fait état de l’assemblée constitutive réalisée, fixe les mandataires de l’association. Nécessaire pour la déclaration d’une association.
  • Statuts : acte fondateur d’une association. Fixe le nom, l’objet, le type de fonctionnement et les modalités d’adhésion / cotisation. Nécessaire pour la déclaration d’une association.
  • Liste à jour des membres du bureau (lien direct vers le Cerfa) : enregistre officiellement les changements de bureau : président d’association, secrétaire général, trésorier, etc.
  • Bulletin d’adhésion : formalise l’arrivée d’un nouveau membre au sein de l’organisme. Vaut pour acceptation des statuts, du règlement intérieur de l’association et du paiement de la cotisation.
  • Demande de modification du code d’activité principale (APE) : permet de modifier l’activité principale officielle de l’association auprès de l’INSEE.
  • Modèle de procès-verbal de modification de statut : procès-verbal d’une assemblée générale pour déclarer un changement des statuts de l’association (nom, siège social, modalité d’adhésion, etc.).
  • Exemple d’ordre du jour et convocation d’une assemblée générale (AG) : l’ordre du jour détermine la liste des sujets traités lors de l’assemblée générale de l’association ainsi que leur ordre de discussion.
  • Modèle de bilan moral : document réalisé annuellement. Dresse le bilan des activités associatives de l’année passée et fixe les orientations à venir de l’organisme. Document soumis au vote lors d’une assemblée générale.
  • Modèle de Compte-rendu d’assemblée générale : document écrit permettant de rapporter l’ensemble des éléments abordés et des décisions prises lors d’une assemblée générale.
  • Modèle de procès-verbal pour ouvrir un compte : procès-verbal suite à une assemblée générale extraordinaire permettant de conférer à une ou plusieurs personnes le droit d’ouvrir et de gérer un compte bancaire pour la structure.

– Bénévolat

  • Convention d’engagement : convention individuelle s’inscrivant dans la charte du bénévolat et énonçant les engagements réciproques du bénévole et de l’association.
  • Charte du bénévolat : document fixant les droits et devoirs du bénévole et le cadre de son engagement dans le projet associatif.
  • Plan de sécurité individuel (PSI) : définit l’ensemble des règles à suivre pour prévenir les risques liés à l’intervention du bénévole dans sa mission.
  • Autorisation de conduite véhicule ou engin : document attestant de la capacité d’un employé ou bénévole détenant un permis adapté à conduire un véhicule ou un engin pendant la manifestation.
  • Fiche mission bénévole : document utilisé lors de la recherche de bénévoles et qui décrit le cadre de la mission (tâches, horaires, supervision, etc.).
  • Planning bénévole : définit les horaires et fonctions des différents bénévoles. Permet d’évaluer les besoins de main d’œuvre sur les différentes missions.

– Finances

– Déclarations pour l’organisation d’événements

  • Demande débit de boissons : document permettant de demander en mairie l’ouverture d’un point de vente de boissons alcoolisées (vin, bières, cidre / pas d’alcools forts).
  • Modèle de dossier de sécurité générique : document à transmettre en préfecture (selon taille de l’événement) et décrivant toutes les évaluations et mesures en lien avec la sécurité dans le cadre de la manifestation.
  • Exemple de dossier de sécurité : exemple anonymisé d’un dossier de sécurité.
  • Étude d’impact environnemental : étudie l’impact d’un événement sur son environnement et décrit les mesures préventives ou compensatoires envisagées.
  • Étude d’impact sonore : étudie l’impact sonore d’un événement sur un site et ses résidents et décrit les mesures préventives ou compensatoires envisagées. Étude réalisée par un professionnel assermenté.
  • Déclaration de spectacle pyrotechnique : permet de déclarer la tenue d’un spectacle pyrotechnique dans le cadre d’un événement (type de produit, stockage, mesures de sécurité, etc.).
  • Exemple d’attestation de montage : document attestant du bon montage d’infrastructures temporaires sur le site de l’événement (chapiteau, scène, etc.).

– Location de sites / local

– Régie Générale et Technique

– Foodtrucks et stands

  • Exemple contrat pour stand artisanat : exemple de contrat liant un organisateur d’événement à un stand axé sur l’artisanat et le local.
  • Exemple contrat pour stand de restauration : exemple de contrat liant un organisateur d’événement à un stand de restauration.
  • Cahier des charges pour stands : permet de fixer un certain nombre de conditions à la venue des stands et foodtrucks en fonction des valeurs du festival ou de considérations matérielles.

– Relations presse

– Gestion de projet

  • Rétroplanning : forme de calendrier prévisionnel permettant de calculer les durées et dates de démarrage des différentes tâches nécessaires à l’organisation d’un événement.
  • Planning de gestion des équipes : permet de définir les différents besoins en main d’œuvre sur les différentes missions de salariés et bénévoles.