Acteur culturel et engagé
Modèles de documents
Freeform est un dispositif d’appui aux jeunes organisant des rassemblements festifs en tous genres
Vous cherchez un modèle de document pour modifier les statuts de votre association, rédiger un contrat de location de site ou assurer l’encadrement et la sécurité de vos bénévoles ? Des plannings de production aux dossiers de sécurité, nous avons regroupé pour vous un maximum de documents basiques pour la gestion d’une association et la préparation d’événements festifs et culturels.
Gestion administrative des associations
- Procès-verbal d’assemblée constitutive : fait état de l’assemblée constitutive réalisée, fixe les mandataires de l’association. Nécessaire pour la déclaration d’une association
- Statuts : acte fondateur d’une association. Fixe le nom, l’objet, le type de fonctionnement et les modalités d’adhésion / cotisation. Nécessaire pour la déclaration d’une association.
- Liste à jour des membres du bureau (lien direct vers le Cerfa) : enregistre officiellement les changements de bureau : président d’association, secrétaire général, trésorier, etc.
- Bulletin d’adhésion : formalise l’arrivée d’un nouveau membre au sein de l’organisme. Vaut pour acceptation des statuts, du règlement intérieur de l’association et du paiement de la cotisation.
- Demande de modification du code d’activité principale (APE) : permet de modifier l’activité principale officielle de l’association auprès de l’INSEE.
- Modèle de procès-verbal de modification de statut : procès-verbal d’une assemblée générale pour déclarer un changement des statuts de l’association (nom, siège social, modalité d’adhésion, etc.).
- Exemple d’ordre du jour et convocation d’une assemblée générale (AG) : l’ordre du jour détermine la liste des sujets traités lors de l’assemblée générale de l’association ainsi que leur ordre de discussion.
- Modèle de bilan moral : document réalisé annuellement. Dresse le bilan des activités associatives de l’année passée et fixe les orientations à venir de l’organisme. Document soumis au vote lors d’une assemblée générale.
- Modèle de Compte-rendu d’assemblée générale : document écrit permettant de rapporter l’ensemble des éléments abordés et des décisions prises lors d’une assemblée générale.
- Modèle de procès-verbal pour ouvrir un compte : procès-verbal suite à une assemblée générale extraordinaire permettant de conférer à une ou plusieurs personnes le droit d’ouvrir et de gérer un compte bancaire pour la structure.
Bénévolat
- Convention d’engagement : convention individuelle s’inscrivant dans la charte du bénévolat et énonçant les engagements réciproques du bénévole et de l’association.
- Charte du bénévolat : document fixant les droits et devoirs du bénévole et le cadre de son engagement dans le projet associatif.
- Plan de sécurité individuel (PSI) : définit l’ensemble des règles à suivre pour prévenir les risques liés à l’intervention du bénévole dans sa mission.
- Autorisation de conduite véhicule ou engin : document attestant de la capacité d’un employé ou bénévole détenant un permis adapté à conduire un véhicule ou un engin pendant la manifestation.
- Fiche mission bénévole : document utilisé lors de la recherche de bénévoles et qui décrit le cadre de la mission (tâches, horaires, supervision, etc.).
- Planning bénévole : définit les horaires et fonctions des différents bénévoles. Permet d’évaluer les besoins de main d’œuvre sur les différentes missions.
Finances
- Modèle budget prévisionnel d’un événement : permet d’estimer les prévisions de recettes et de dépenses d’un organisme.
- Modèle budget réalisé d’un événement : permet de rendre compte des recettes et dépenses d’un événement (festival ou autre).
- Barèmes kilométriques : permet de calculer les frais kilométriques.
- Note de frais / frais kilométrique : document permettant à un bénévole/salarié de se faire rembourser les frais qu’il a engagés dans l’intérêt d ‘un organisme et pour les besoins de sa mission.
- Outil de suivi des dépenses : tableau excel permettant de suivre les dépenses d’un festival (transports, catering, locations diverses, etc.).
Déclarations pour l’organisation d’événements
- Demande débit de boissons : document permettant de demander en mairie l’ouverture d’un point de vente de boissons alcoolisées (vin, bières, cidre / pas d’alcools forts).
- Modèle de dossier de sécurité générique : document à transmettre en préfecture (selon taille de l’événement) et décrivant toutes les évaluations et mesures en lien avec la sécurité dans le cadre de la manifestation.
- Exemple de dossier de sécurité : exemple anonymisé d’un dossier de sécurité
- Étude d’impact environnemental : étudie l’impact d’un événement sur son environnement et décrit les mesures préventives ou compensatoires envisagées
- Étude d’impact sonore : étudie l’impact sonore d’un événement sur un site et ses résidents et décrit les mesures préventives ou compensatoires envisagées. Étude réalisée par un professionnel assermenté.
- Déclaration de spectacle pyrotechnique : permet de déclarer la tenue d’un spectacle pyrotechnique dans le cadre d’un événement (type de produit, stockage, mesures de sécurité, etc.).
- Exemple d’attestation de montage : document attestant du bon montage d’infrastructures temporaires sur le site de l’événement (chapiteau, scène, etc.).
Location de sites / local
- Contrat de location de site : contrat liant un locataire et un bailleur pour la location d’un site ou d’un terrain.
- Contrat de location de local : contrat liant un locataire et un bailleur pour la location d’un local ou espace fermé.
- Contrat de mise à disposition gratuite de site : contrat liant un prêteur et un emprunteur pour la mise à disposition gratuite d’un site ou d’un terrain.
- Contrat de mise à disposition gratuite de local : contrat liant un prêteur et un emprunteur pour la mise à disposition gratuite d’un local ou espace fermé.
Régie Générale et Technique
- Exemple de dossier de sécurité : exemple anonymisé d’un dossier de sécurité
- Exemple de plan d’implantation : exemple de plan détaillé de certaines structures prévues sur l’événement.
- Exemple de plan d’implantation de scène : exemple de plan détaillé de certaines structures présentes sur l’événement.
- Fiche calcul RIS et DPS : excel aidant à calculer le RIS (Ratio d’Intervenants Secouristes) dans le cadre des DPS (Dispositifs Prévisionnels de Secours).
- Modèle dossier de sécurité générique : document à transmettre en préfecture (selon taille de l’événement) et décrivant toutes les évaluations et mesures en lien avec la sécurité dans le cadre de la manifestation.
- Calcul besoin agents de sécurité : tableau excel permettant d’estimer le besoin en agents de sécurité pendant la durée de l’événement (en volume horaire).
Gestion de projet
- Rétroplanning : forme de calendrier prévisionnel permettant de calculer les durées et dates de démarrage des différentes tâches nécessaires à l’organisation d’un événement.
- Planning de gestion des équipes : permet de définir les différents besoins en main d’œuvre sur les différentes missions de salariés et bénévoles.
